Servisneva.ru

Сервис Нева
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Используем удобную функцию автозамены в Word

Используем удобную функцию автозамены в Word

Вы знаете, как сделать автозамену в Ворде? Может быть, вовсе не слышали об этой удобной функции, облегчающей ввод текста? Если ответ отрицательный, с удовольствием помогу вам оптимизировать работу в программе. Кстати, инструкции действуют на весь пакет Microsoft Office, несмотря на то, что будем выполнять настройку только в Word. Причем они подходят для разных версий программ.

Как включить автозамену в Word

Включение данного инструмента происходит через «Параметры» программы. Последовательность действий примерно одинакова как в новых версиях Word, так и некоторых версиях до 2013 года. Вместе с включением самой функции вы проводите настройку инструмента. Далее рассмотрим основные настройки инструмента и его включение.

Как добавить новые записи в список автоматической замены

Итак, для начала рассмотрим, как можно расширить уже имеющийся список слов в базовой библиотеке, плюс, включим саму функцию автоматической замены слов:

  1. Запустите любой текстовый документ Word. Там нажмите на кнопку «Файл», которая расположена в верхней левой части экрана.
  2. В открывшемся меню найдите раздел «Параметры». Переключитесь на него.
  3. Откроется окошко с параметрами программы. Вам нужно открыть раздел «Правописание».
  4. В верхней части открывшегося окошка нажмите на кнопку «Параметры автозамены».
  5. Здесь обязательно поставьте галочку у пункта «Заменять при вводе». Если у вас стоит эта галочка, значит инструмент будет работать при написании текста, причём в любом документе, а не только в том, который открыт в данный момент.
  6. Теперь добавим своё слово или фразу, в котором вы часто допускаете ошибки. Здесь уже представлено несколько популярных вариантов слов с опечатками, но их может быть недостаточно. Введите в поле «Заменить» ошибочное написание слова, которое вы часто допускаете. В поле «На» нужно ввести правильное написание этого слова. Можно вводить сразу целую фразу.
  7. После заполнения обоих полей у вас должна будет появиться кнопка «Добавить». Воспользуйтесь ею, чтобы внести замену.
  8. Для окончательного применения настроек жмите «Ок» в нижней части окна.

Замена имеющихся записей

Некоторые записи, которые уже есть в библиотеки Word не всегда могут вам пригодится в первоначальном виде. К счастью, их можно редактировать. В целом инструкция будет похожа на предыдущую:

  1. Откройте параметр «Правописание». О том, как это сделать было написано в первых трёх шагах из предыдущей инструкции.
  2. Не забывайте про то, что должна стоять галочка у «Заменять при вводе». Если вы проделывали шаги из инструкции выше, то она уже будет там стоять.
  3. В списке слов и фраз выберите ту, в которую хотели бы внести изменения. Она автоматически должна отобразится в строке «Заменить» и «На».
  4. Там введите корректное слово/фразу, которую вы хотели бы заменять. Нажмите «Заменить» для подтверждения действия.

Если вам не нужна какое-либо слово/фраза, то просто удалите его из списка. Выделите нужный элемент и нажмите на кнопку «Удалить». Подтвердите удаление из списка.

Про доступные возможности

В конце статьи хотелось бы чуть больше написать про дополнительные возможности, предоставляемые инструментом «Автозамена»:

  • Автоматическая замена опечаток в словах, добавленных в библиотеку. Она производится сразу же, как вы заканчиваете писать слово,
  • Быстра вставка специальных символов, например, можно быстро прописать значок копирайте, товарного знака и т.д., используя специальные сокращения, заданные в библиотеке,
  • Вставка целых фраз. В библиотеку можно добавить какое-нибудь сокращение, которое будет развёртываться в целую фразу. Например, «ОС» можно развернуть в «операционная система». Про то, как добавлять эти сокращения мы писали выше.

Это всё, что можно интересного написать про функцию автоматической замены. Если заморочиться с добавлением разных ошибочных вариаций слов и их исправлений в библиотеку, то можно значительно ускорить скорость и качество печати. К сожалению, имеющегося перечня недостаточно для качественного ускорения работы.

Настройка параметров автозамены

Про автозамену уже многое сказано, пришло время приступить к настройке параметров.

  1. Нажмите на значок «Word», либо на кнопку «Файл».
  2. Выберите команду «Параметры».
  3. Откройте вкладку «Правописание».
  4. Для того чтобы увидеть, какие функции автозамены настроены, нужно открыть вкладку «Параметры автозамены».

Параметры автозамены в Word

Вкладка «Автозамена»

Она открывает список допустимых вариантов исправления ошибок, которые часто появляются при наборе текста:

  • исправление двух прописных букв в начале слова на одну;
  • автоматическое написание первой буквы предложения прописной;
  • исправление раскладки клавиатуры;
  • устранение последствий случайного нажатия CapsLk;
  • замена слов с типичными ошибками на правильные и другие функции.
Читать еще:  Обрезаем изображение в PowerPoint

Далее идет длинный список часто встречающихся ошибок и возможности их автоматического исправления. Список можно просмотреть.

Параметры автозамены текста в Ворде

Вкладка «Автозамена математическими символами»

Позволяет увидеть возможности замены линейных формул традиционными математическими символами. Во вкладке можно увидеть весь список кодов и математических символов, получаемых в результате автозамены.

Для того чтобы формула приняла привычный вид, нужно ввести код и разделитель (пробел, Enter либо любой знак препинания).

Автозамена математическими символами

Вкладка «Автоформат при вводе»

Здесь можно увидеть стили и форматы заголовков, списков, написание некоторых отдельных знаков:

  • замена дефиса на тире,
  • написание кавычек и надстрочных знаков,
  • гиперссылки.

При необходимости любую функцию автозамены можно отменить, достаточно только убрать флажок в соответствующем окне.

Автоформат при вводе

Установленные параметры автоформатирования применяются ко всем файлам Word, но их нельзя применить к тем текстам в Excel, Outlook, PowerPoint, Publisher и Visio, которые были введены ранее.

Если необходимо установить формат только для конкретного документа во время ввода текста, нужно использовать функцию «автоформат» на панели быстрого доступа. Она дает возможность установить форматирование, настройку списков и т.д. только для данного файла.

Выбор любимого шрифта

Третий шаг – выбор шрифта по умолчанию. Если стандартный Times New Roman вам не нравится, можете его поменять. Для этого щелкните в меню пункты Формат – Шрифт.

Пункт шрифт

Откроется новое окошко, где вы можете выбрать другой шрифт, его начертание и размер. Чтобы сохранить изменения, щелкните «ОК».

Окно настройки шрифта

Теперь при запуске Word 2003 этот шрифт будет установлен по умолчанию. И вам не придется каждый раз его менять.

Создание текста документа

При вводе текста с клавиатуры к нему может быть применено автоматическое форматирование. Например, если вводится число, за которым следуют точка или дефис, затем пробел или знак табуляции, то последующий текст оформляется как нумерованный список.

Для удобства работы следует настроить параметры автоформатирования.

  • Нажмите кнопку Office и в появившемся меню выберите команду Параметры Word.
  • Выберите категорию Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены (см. рис. 2.1).

Переход к настройке параметров автозамены

Установка параметров автоформатирования при вводе текста

Флажок «прямые» кавычки «парными» обеспечивает при вводе замену прямых кавычек ( «Колизей» ) круглыми парными ( «Колизей» ). Поскольку при оформлении русскоязычных документов принято использовать парные кавычки, этот флажок должен быть установлен.

Флажок английские порядковые (1st) надстрочными знаками обеспечивает указанное преобразование. Например, при вводе 12th преобразуется в 1/4, 1/2, или 3/4соответственно. Для других дробей этот флажок не работает.

Флажок дефисы ( — ) на тире ( — ) обеспечивает замену двух дефисов на короткое ( — ) или длинное ( — ) тире. Для преобразования двух дефисов в короткое тире при вводе перед и после дефисов должны быть введены пробелы. После ввода следующего слова знаки дефиса автоматически преобразуется в тире. Для преобразования двух дефисов в длинное тире при вводе перед и после дефисов не должны быть введены пробелы. Наличие этих флажков облегчает ввод текста.

Флажок *полужирный* и _курсив_ позволяет непосредственно при вводе текста обеспечить полужирное или курсивное начертания во вводимом тексте. Это может быть и неплохо, но никто, обычно, этим не пользуется.

Флажок адреса Интернета и сетевые пути гиперссылками обеспечивает оформление адресов Internet и сетевых путей как полей гиперссылок. Это означает, что при вводе адреса Internet, например, www.miemp.ru он тут же преобразуется в гиперссылку.

Флажок стили нумерованных списков обеспечивает автоматическое применение стиля нумерованного списка в случае ввода цифры или буквы с последующей точкой и пробелом, дефисом, символом табуляции, закрывающей скобкой или знаком «больше» (>) в начале абзаца. Например, можно ввести 1., A., i. или a. При нажатии клавиши ENTER при переходе к следующему абзацу, в его начало автоматически добавляется следующий номер. Для завершения списка дважды нажмите клавишу ENTER или удалите последний номер, нажав клавишу BackSpace.

Флажок стили маркированных списков обеспечивает автоматическое применение стиля маркированного списка, если в начале абзаца оказывается звездочка ( * ), один или два дефиса, знак «больше» (>), стрелка, составленная из сочетания дефиса или знака равенства со знаком «больше» (-> или =>), а за ним следует пробел (или знак табуляции) и текст. Для завершения списка дважды нажмите клавишу ENTER или удалите последний маркер, нажав клавишу BackSpace.

Флажок линии границ позволяет создавать верхнюю границу абзаца вводом трех и более символов:

  • дефис (-) или знак подчеркивания — одинарная линия;
  • знак равенства — двойная линия;
  • звездочка — пунктирная линия;
  • диез (#) — тройная, «декоративная», линия;
  • тильда (
Читать еще:  Как в Excel объединить ячейки?

После ввода символов надо нажать клавишу ENTER.

Флажок таблицы позволяет создавать таблицы из последовательности дефисов и плюсов, например +—-+—-+. Каждая пара плюсов + соответствует одному столбцу.

Флажок встроенные стили заголовков должен обеспечивать автоматическое применение стилей заголовков к заголовкам в документах, однако в большинстве случаев не работает или работает неправильно. Лучше его отключить.

Флажок повторять форматирование начала элемента списка обеспечивает автоматическое оформление первого слова или нескольких слов нумерованных или маркированных списков. Если в начале элемента списка стоит вводный текст, оформленный курсивом, полужирным или подчеркнутым шрифтом, за ним следует точка, двоеточие, дефис, длинное тире, вопросительный знак, восклицательный знак и т. п., а затем — пробел или табуляция и основной текст, то формат вводного текста будет автоматически применяться ко всем элементам списка.

Флажок устанавливать отступы клавишами позволяет при вводе или последующем редактировании устанавливать левый отступ абзаца нажатием клавиши TAB. Отступ первой строки (красная строка) появляется, если поставить курсор в начало первой строки и нажать клавишу TAB. Отступ всего абзаца появляется, если поставить курсор в начало любой строки абзаца, кроме первой, и нажать клавишу TAB.

Флажок определять стили должен обеспечивать автоматическое определение стилей в документах при вводе текста, однако в большинстве случаев не работает или работает неправильно. Лучше его отключить.

Автозамена

Об автозамене

Функция автозамены используется для автоматического исправления ошибок и опечаток при вводе текста и ввода некоторых специальных символов.

Например, при вводе с клавиатуры слова » адэкватный » оно автоматически заменяется правильным написанием — » адекватный «. Или, например, при вводе набора символов «==>» они автоматически заменятся на символ жирной стрелки » to «

Кроме того, автоматически исправляются некоторые ошибки ввода, например, две прописные в начале слова заменяются на одну прописную, строчная буква в начале предложения заменяется на прописную и т.д.

При наведении указателя мыши на автоматически исправленный текст появляется небольшое синее поле, которое при наведении на него указателя превращается в кнопку Параметры автозамены, а сам текст выделяется серым фоном ( рис. 2.3). Можно отменить исправление либо включить или отключить параметры автозамены.

Автозамена при вводе

Автозамена работает во всех языках, для которых установлена поддержка в Word.

Настройка параметров автозамены

Можно включить или отключить некоторые параметры автозамены.

  • Нажмите кнопку Office и в появившемся меню выберите команду Параметры Word.
  • Выберите категорию Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены (см. рис. 2.1).
  • Во вкладке Автозамена окна Автозамена ( рис. 2.4) установите или снимите флажки, определяющие особенности автозамены.

Настройка параметров автозамены

Создание элемента автозамены

Автозамену можно использовать для ввода часто используемого текста, таблиц, рисунков и других объектов.

  • Выделите текст, таблицу или рисунок в любом документе.
  • Нажмите кнопку Office и в появившемся меню выберите команду Параметры Word. Выберите категорию Правописание, а затем нажмите кнопку Параметры автозамены (см. рис. 2.1).
  • Во вкладке Автозамена окна Автозамена ( рис. 2.5) в поле на отображен выделенный текст. В поле заменить введите сочетание символов, которое при вводе будет заменяться выделенным текстом. Этот набор символов не должен представлять собой какое-либо существующее слово или аббревиатуру, в противном случае они будут автоматически заменяться при вводе.

Создание элемента автозамены

Для того чтобы автозамена работала, введите символы автозамены и нажмите на клавиатуре клавишу Пробел или ENTER. Символы автоматически заменятся элементом автозамены.

Элемент автозамены сохраняется в конкретной версии Microsoft Office на том компьютере, где был создан. Он доступен для всех приложений Microsoft Office.

Размер элемента автозамены не ограничен. Он может включать в себя не только текст, но и таблицы, рисунки, специальные символы и т.д.

Функция автозамены математическими символами в точности аналогична обычной автозамене. Однако вы можете использовать это для вставки сложных математических символов в редакторе формул.

Включить быстрые клавиши автозамены математическими символами

Запустите Word, Outlook или PowerPoint и перейдите в меню «Файл> Параметры». Перейдите на вкладку «Проверка» и нажмите кнопку «Параметры автозамены…».

Параметры автозамены в Word

Параметры автозамены в Word

Откроется диалоговое окно «Автокоррекция», в котором вы можете включить или отключить настройки. Щелкните вкладку «Автозамена математикой», которая покажет вам сотни предопределенных сочетаний клавиш для математических функций. Установите флажки напротив параметров «Использовать правила автозамены математическими символами вне математических областей» и «Заменять текст по мере ввода».

Читать еще:  Хорошая и простая программа для раздачи WIFI с компьютера!

Замены математической автозамены в Word

Замены математической автозамены в Word

Нажмите «ОК», чтобы сохранить изменения.

Автозамена против математической автозамены

Есть разница между обычными функциями автозамены и математической автозаменой в Office.

  • Вы не можете добавлять новые замены в автозамену математикой, как в обычном автокоррекции. Вам нужно только использовать существующую настройку, которая по умолчанию включена в вашу установку Office.
  • Математические функции предназначены для использования в редакторе формул, тогда как обычные замены предназначены для использования в текстовом редакторе.
  • Когда происходит замена текста, приложение отображает параметры автозамены в виде значка. Однако вы увидите почти невидимую панель с математическими функциями. Вы все равно можете щелкнуть по нему, чтобы настроить параметры при вводе текста.

Параметры автозамены при вводе текста в WordПараметры автозамены при вводе текста в Word

Регулировка автозамены математическими символами при наборе текста

Настройка автозамены математическими символами при наборе текста

В обоих случаях вы можете нажать пробел для замены и использовать «Control + Z», чтобы отменить автокоррекцию и сохранить исходный текст.

Связанный: Как настроить автоматическое восстановление в Word ?.

Как использовать быстрые клавиши автозамены математическими символами?

После включения автозамены математическими символами вы можете использовать эти ярлыки для замены текста в документе. Как уже упоминалось, вы можете использовать математические замены в редакторе формул, включив опцию «Заменять текст при вводе».

Перейдите к опции «Вставить> Уравнение» в группе «Символы». В редакторе формул вы можете использовать ярлыки и нажать пробел, чтобы преобразовать его в символ. Например, SQRT изменится на √ и cbrt изменится на ∛.

Однако эти ярлыки не будут работать вне редактора формул. Чтобы использовать их в текстовой области, вы должны включить опцию «Использовать правила автозамены математикой вне математических областей». Помните, что символы в уравнении и текстовом редакторе могут выглядеть по-разному. Ниже приведены несколько примеров замен в обоих редакторах, чтобы показать, как это будет выглядеть.

Редактор формул и текста

Редактор формул и текста

Как использовать автозамену математикой в ​​Excel?

Опять же, Excel — это приложение другого типа, в котором символы автозамены математикой не работают с ячейками. Когда вы посмотрите настройки автокоррекции, Excel не сможет использовать замены вне математической области (то есть редактора формул).

Математическая автозамена в Excel

Математическая автозамена в Excel

Единственный вариант для вас — скопировать и вставить замену текста автозамены математикой на обычной вкладке автозамены. Например, вы можете добавить alpha в текстовое поле «Заменить:» и α в текстовое поле «На:».

Добавить ярлыки в автозамену Excel

Добавить ярлыки в автозамену Excel

Нажмите «ОК», чтобы сохранить настройки. С этого момента вы можете ввести alpha внутри любых ячеек, чтобы преобразовать его в символ α.

Добавление элемента в список автозамены

  1. Выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect) (рис. 78).
  2. Установите флажок Заменять при вводе (Replace text as you type).
  3. В поле Заменить (Replace) введите слово или словосочетание, в котором часто встречается опечатка, например введите "дял".
  4. В поле На (With) введите правильное написание этого слова, например введите "для".
  5. Нажмите кнопку Добавить (Replace).

Автозамена

Рис. 78. Автозамена

Автозамена часто используется для расшифровки аббревиатур, например МГУ — Московский государственный университет.

Для настройки параметров автозамены выберите команду Автозамена в меню Сервис (Tools, AutoCorrect). При работе с текстом все переключатели должны быть включены. Табл. 15 описывает параметры команды Автоэамена.

Замена первой строчной буквы в начале предложения прописной Устранять последствия случайного нажатия CAPS LOCK

Параметры автозаменыОперация
Исправлять две прописные буквы в начале словаЗамена второй прописной буквы строчной
Делать первые буквы предложений прописнымиИзменение размеров неверно введенных букв и выключение режима CAPS LOCK

Таблица 15. Параметры автоэамены

Если в диалоговом окне Автоэамена установлен флажок Заменять при моде (Replace text as you type), то при автозамене будут автоматически исправляться ошибки и вставляться требуемые объекты (текст, графика и символы).

В стандартный список автозамены включено большинство чаще всего используемых символов. Например, введите (с) для автоматической вставки символа ©. Существует возможность дополнить список символов-элементов автозамены. Для этого выберите команду Символ в меню Вставка (Insert, Symbol), выделите нужный символ, нажмите кнопку Автоэамена, а затем сохраните элемент списка автозамены как обычно.

Не рекомендуется присваивать элементу списка автозамены реальных имен (например, для расшифровки сокращений). Используйте такие имена, которые не встречаются в реальной работе.

голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
ВсеИнструменты
Adblock
detector